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      E-Rechnungen in helloHQ

      Was sind XRechnungen?

      XRechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung und bieten eine standardisierte Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen.

      Kann das helloHQ eRechnungen versenden und empfangen?

      In helloHQ könnt ihr Rechnungen im XRechnungs-Format sowohl erstellen, versenden als auch herunterladen. In diesem Artikel sind die wichtigsten Informationen dazu beschrieben.

      Wie erstelle ich XRechnungen?

      Leitweg-Id

      1.9 Rechnungen

      Die Leitweg-Id ist entscheidend für den Versand elektronischer XRechnungen.

      Wenn ihr eine Leitweg-Id am Kunden hinterlegt habt, werden die elektronischen XRechnungen (.xml) beim Rechnungsversand automatisch mitgesendet.

      Solltet ihr die Belege manuell versenden, könnt ihr die XRechnung genauso wie die PDF-Datei manuell herunterladen.

      2.0 Rechnungen (ab 09.12. statt Leitweg-Id über das Datenfeld E-Rechnung)

      Es gibt am Kunden ein neues Datenfeld E-Rechnung. Wenn ihr hier das Format XRechnung auswählt, wird diese autom. mitgesendet und lässt sich herunterladen.

      Das Feld Leitweg-Id kann weiter genutzt werden. Solltet ihr keine Leitweg-Id eingetragen haben, wird eine 0 in das entsprechende Feld (Buyer reference) geschrieben.

      * bei allen Unternehmen bei denen eine Leitweg-Id gesetzt war, haben wir autom. das Feld E-Rechnung ausgefüllt.

      Unternehmensdetails

      Mehr zum Hinterlegen der Leitweg-Id am Kunden findet ihr hier.

      Herunterladen

      Ihr habt die Möglichkeit, eure Belege im PDF-Format herunterzuladen. Beim Klick auf Herunterladen könnt ihr wählen, ob ihr den Beleg mit oder ohne Hintergrund herunterladen möchtet. Zusätzlich könnt ihr bei Rechnungen das XRechnungs-Format auswählen, falls ihr diese nicht direkt aus dem System versendet.

      Schritte zum Herunterladen einer XRechnung:

      1. Leitweg-Id hinterlegen: Stellt sicher, dass am Kunden eine Leitweg-Id hinterlegt ist. Diese ist notwendig für den Versand und das Herunterladen von XRechnungen. Außerdem müssen gewisse Pflichtfelder ausgefüllt sein. Sollte dies nicht der Fall sein, erhaltet ihr eine Info.
      2. Beleg auswählen: Geht zu dem entsprechenden Beleg, den ihr herunterladen möchtet.
      3. Herunterladen auswählen: Klickt auf die Schaltfläche Herunterladen.
      4. Format wählen: Wählt aus, ob ihr den Beleg als PDF, mit oder ohne Hintergrund oder im XRechnungs-Format herunterladen möchtet.


        Dokumentendetails


      Import von E-Rechnungen

      Wir unterstützen alle gängigen E-Rechnungsformate für den Import.

      • XRechnung (XML)
      • Peppol BIS (XML)
      • ZUGPFeRD (PDF)
      Eingangsrechnungen lassen sich nun aus der globalen Eingangsrechnungs-Übersicht heraus, sowie im Projekt aus der Belegeübersicht, im E-Rechnungsformat hochladen.
      Beim Upload wird über den Namen geprüft, ob der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies der Fall, wird er autom. zugeordnet. Andernfalls kann der User entscheiden, ob der Lieferant neu angelegt werden soll.
      *Solltet ihr die Rechnung im Projekt hochladen, wird das aktuelle Projekt autom. gesetzt - auch wenn in der E-Rechnung ggf. eine andere Project Reference (BT-13) angegeben ist.
      **Wenn ihr noch die Version 1.9 nutzen, so könnt ihr die Eingangsrechnungen über die Eingangsrechnungsübersicht in dem 2.0 Modul hochladen und dort auswählen, dass diese Eingangsrechnung im Modul 1.9 angelegt werden soll. Die Einstellung ist passend vorausgefüllt.

      Bei weitere Fragen zur Nutzung von XRechnungen in helloHQ haben, steht euch unser Support-Team jederzeit zur Verfügung