Wo hinterlege ich die Urlaubstage der Mitarbeiter?
In der Benutzerverwaltung kannst du für jeden Nutzer festlegen, wer der Personalverantwortliche ist und ob er Urlaub in der ersten oder zweiten Instanz genehmigen darf. Außerdem lässt sich für jeden Benutzer eine individuelle Anzahl an Urlaubstagen hinterlegen sowie Resturlaub aus dem vergangenen Jahr übernehmen.
Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch auf das Folgejahr übertragen. Soll Urlaub verfallen oder wird er ausbezahlt, muss das im Arbeitszeitkonto des Nutzers eingetragen werden.
Unter dem Reiter „Abwesenheiten" kannst du alle Urlaube und anderen Abwesenheiten einsehen, bearbeiten und genehmigen.
Zum Neueintragen der Urlaubstage für das aktuelle Jahr gibt es die Funktion zur Übernahme des Urlaubswerts aus dem Vorjahr. Derselbe Wert wird dann für das aktuelle Jahr verwendet.
Wie beantrage ich Urlaub?
In helloHQ kannst du ganz einfach Urlaub beantragen und prüfen, wie viele Urlaubstage dir noch zur Verfügung stehen. Gehe dafür in der Navigationsleiste auf „Benutzer" und anschließend auf „Urlaub".
Oben links findest du den Button „Urlaub beantragen", über den du deinen Urlaubsantrag ausfüllen kannst.
Wenn du einen Urlaub beantragst, wird dein Vorgesetzter automatisch per E-Mail benachrichtigt. Sobald der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, erhältst du ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung.
Wie reiche ich einen halben Urlaubstag ein?
Um einen halben Urlaubstag zu beantragen, musst du lediglich die Zeitbereiche für Beginn und Ende korrekt setzen.
Hier ein Beispiel für einen halben Tag (Vormittag):
Wer wird über den Urlaubsantrag informiert und kann diesen genehmigen?
Urlaub kann in helloHQ durch den Personalverantwortlichen genehmigt werden. Dieser wird in der Benutzerverwaltung für jeden Benutzer individuell festgelegt.
Der Personalverantwortliche wird automatisch per E-Mail über jeden neuen Urlaubsantrag benachrichtigt und kann den Urlaub entweder direkt in der Mail oder in der Urlaubsübersicht genehmigen.
Wie hinterlege ich als Personalverantwortliche Person den Urlaub?
In der Benutzerverwaltung kannst du für jeden Nutzer festlegen, wer der Personalverantwortliche ist und ob er Urlaub in der ersten oder zweiten Instanz genehmigen darf. Außerdem lässt sich für jeden Benutzer eine individuelle Anzahl an Urlaubstagen hinterlegen sowie Resturlaub aus dem vergangenen Jahr übernehmen.
Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch auf das Folgejahr übertragen. Soll Urlaub verfallen oder wird er ausbezahlt, muss das im Arbeitszeitkonto des Nutzers eingetragen werden.
Unter dem Reiter „Abwesenheiten" kannst du alle Urlaube und anderen Abwesenheiten einsehen, bearbeiten und genehmigen.
Zum Neueintragen der Urlaubstage für das aktuelle Jahr gibt es die Funktion zur Übernahme des Urlaubswerts aus dem Vorjahr. Derselbe Wert wird dann für das aktuelle Jahr verwendet.
Wie löscht man genehmigte Urlaubsanträge?
Wurde ein Urlaubsantrag genehmigt, kann dieser nur noch in der Benutzerverwaltung gelöscht werden.
- Wähle den betreffenden Mitarbeiter aus.
- Klicke auf den Reiter „Abwesenheiten".
- Du siehst nun eine Jahresübersicht aller eingetragenen Abwesenheiten des Benutzers.
- Hier kannst du einen genehmigten Urlaub bearbeiten oder löschen.
Wer kann was unter „Benutzer – Urlaub" einsehen?
Das Modul „Benutzer – Urlaub" gibt Nutzenden einen schnellen Überblick über den genommenen Urlaub und ermöglicht Personalverantwortlichen gleichzeitig die einfache Planung der Urlaube ihrer Mitarbeitenden. Da Abwesenheiten und Urlaube sensible Daten sind, die nicht für alle im Unternehmen sichtbar sein sollten, gelten hier besondere Sichtbarkeitsregeln.
Wie in helloHQ-Modulen üblich, orientieren sich die Berechtigungen zunächst an den im Moduladmin definierten Lese- und Schreibrechten. Erreicht eine Person mit ihrer zugeordneten Rechtestufe nicht die Leseberechtigung des Moduls, kann sie dieses weder sehen noch öffnen. Entspricht die Rechtestufe der Leseberechtigung oder übersteigt sie diese, können Mitarbeitende das Modul und seine Inhalte einsehen. Die Rechte des Moduls „Urlaub" sollten grundsätzlich so gesetzt sein, dass Mitarbeitende das Modul sehen können – andernfalls ist es ihnen nicht möglich, eigenständig Urlaubsanträge zu stellen.
Ohne gesonderte Einstellungen können Mitarbeitende die Urlaubseinträge ihrer Kolleginnen und Kollegen im Kalender sehen und so ihren Urlaub in Abstimmung mit bestehenden Einträgen planen. Die genauen Werte – verplante Tage, offene Tage und Urlaubstage gesamt – des Urlaubsanspruchs sind jedoch nur für den eigenen Account einsehbar. Liegt eine Personalverantwortung vor, sehen Nutzende in diesem Modul zusätzlich die Werte der Mitarbeitenden, für die sie die Personalverantwortung innehaben.
Wenn ihr nicht möchtet, dass Mitarbeitende mit Leserechten die Urlaubseinträge ihrer Kolleginnen und Kollegen sehen können, wendet euch gerne an unseren Support. Dieser aktiviert eine Systemeinstellung für euch, durch die nur noch die eigenen Einträge sowie die Einträge der Personen angezeigt werden, für die eine Personalverantwortung besteht.