System-Settings in helloHQ
System-Settings für Dokumente
Kann ich verhindern, dass Dokumente zurück in den Entwurf gestellt werden, wenn diese bereits versendet wurden?
Ja, hierfür haben wir ein System-Setting. Wenn dieses aktiviert wurde, können Dokumente, die sich in einem finalen Status (versendet oder bezahlt) befinden, nicht zurück in den Entwurf – sowie in die Status „Warten auf Feedback", „Freigabe 1" oder „Freigabe 2" – gestellt werden. Diese Einstellung könnt ihr eigenständig unter Admin > Dokumenteneinstellungen > Einstellungen vornehmen.
Umgekehrt ist es durch ein weiteres System-Setting aber auch möglich, den Wechsel in einen finalen Status zu verhindern. Zum finalen Status zählen die Rechnungs-Status „Versendet", „Teilweise bezahlt", „Vollständig bezahlt" und „Storniert", sowie der Status „Versendet" für Stornobelege. Der Wechsel in einen dieser Status ist, wenn das Setting aktiv ist, nur Administratoren möglich. Um das Setting zu aktivieren, gehe zu Admin > Dokumenteneinstellungen > Einstellungen.
Muss ich an jedem Dokument ein Projekt auswählen?
Nein, standardmäßig ist das Projektfeld kein Pflichtfeld. Durch ein System-Setting kann jedoch definiert werden, dass ein Projekt zwingend hinterlegt werden muss. Wenn dieses Setting aktiv ist, muss das Projektfeld auf jedem Dokument ausgefüllt werden, wodurch jedes Dokument einem Projekt zugewiesen ist.
Muss beim Erstellen eines Dokuments eine Lead-Vertriebskampagne angegeben werden?
Das lässt sich durch ein System-Setting steuern. Wenn dieses aktiv ist, wird das Feld für die Lead-Vertriebskampagne auf jedem Dokument zu einem Pflichtfeld. So kann sichergestellt werden, dass alle Belege lückenlos einer Vertriebsaktivität zugeordnet werden.
Wie wird der E-Mail-Versand von Dokumenten konfiguriert?
Beim Versand von Belegen per E-Mail stehen euch zwei hilfreiche Einstellungen zur Verfügung. Zum einen kann eine Standard-Absenderadresse hinterlegt werden, sodass alle ausgehenden Belege stets von einer einheitlichen Adresse versendet werden. Zum anderen besteht die Möglichkeit, beim E-Mail-Versand automatisch eine BCC-Kopie an eine hinterlegte Adresse zu senden. So behält euer Unternehmen stets eine Kopie aller versendeten Belege.
Kann ich die Anzeigewährung und die Rundung von Beträgen anpassen?
Ja. Über ein System-Setting lässt sich die Anzeigewährung für das gesamte System festlegen, was sich auf die Darstellung von Beträgen in Dokumenten und Auswertungen auswirkt. Zusätzlich kann eingestellt werden, wie Beträge in Rechnungspositionen gerundet werden. Damit lässt sich die kaufmännische Darstellung von Summen systemweit einheitlich regeln.
System-Settings für Projekte
Können auf abgeschlossene Projekte noch Zeiten erfasst werden?
Durch das Aktivieren eines System-Settings kann dies verhindert werden. Standardmäßig können auch nach Abschluss eines Projektes Zeiten auf dessen Aufgaben erfasst werden.
Des Weiteren ermöglicht ein weiteres System-Setting, nicht aktive Projekte in der globalen Suche auszublenden. Dadurch kann die Anzahl der angezeigten Projekte reduziert und die Suche vereinfacht werden. Allerdings erschwert dies im Gegenzug die Suche nach diesen Projekten, da sie dann nur noch im Modul Projekte > Beendet zu finden sind.
Kann ich den Namen der Administrationsaufgabe in der Projektplanung anpassen?
Ja, das ist durch eines unserer Settings möglich. Diese Änderung gilt für das gesamte System und lässt sich nicht pro Subsystem oder pro Projektvorlage individuell anpassen.
Werden im Projektplan alle projektbezogenen Daten aller Mitarbeitenden des Projektes angezeigt?
Im Projektplan werden alle Aufgaben und deren Besetzung angezeigt. Sofern eine Aufgabe allein auf eine Person besetzt ist, können dadurch Rückschlüsse auf die geleisteten Stunden gezogen werden. Eine direkte Ansicht auf personenbezogene Daten ist dort jedoch nicht möglich – es werden ausschließlich projektbezogene Daten angezeigt (Zeiten, Aufgaben, Zuordnungen etc.).
Durch ein System-Setting kann die Anzeige zudem auf Mitarbeitende aus dem eigenen Subsystem begrenzt werden. Dies betrifft dann sowohl den Projektplan selbst als auch die Roadmap.
Welche weiteren Einstellungen gibt es für die Aufgabenverwaltung?
Es gibt einige weitere Settings, die das Verhalten von Aufgaben im Projektplan beeinflussen:
- Taskdauer an Untertasks anpassen: Wenn dieses Setting aktiv ist, wird die Dauer einer übergeordneten Aufgabe automatisch an die Summe der Untertask-Dauern angepasst. Das sorgt für eine konsistente Zeitplanung in der Projektstruktur.
- Task immer besetzt: Mit dieser Einstellung wird eine Aufgabe grundsätzlich als „besetzt" markiert, sodass keine weiteren Ressourcen eingeplant werden können. Dies verhindert eine Doppelbelegung von Kapazitäten.
- Nur eigene Tasks bearbeiten: Nutzer können in diesem Modus ausschließlich Aufgaben bearbeiten, die ihnen selbst zugewiesen sind. Alle anderen Aufgaben sind für sie schreibgeschützt.
Können interne Projekte ohne Ansprechpartner angelegt werden?
Standardmäßig ist beim Anlegen eines Projekts die Angabe eines Ansprechpartners vorgesehen. Durch ein System-Setting kann dies für interne Projekte deaktiviert werden, sodass rein interne Vorhaben auch ohne die Angabe eines externen Kontakts angelegt werden können.
System-Settings für Zeiterfassungen und Abwesenheiten
Welche Möglichkeiten habe ich, die Reporting-Funktion zu verändern?
Ein Schlüsselfaktor bei der Entscheidung, inwieweit es Nutzern erlaubt sein soll, Reportings zu erfassen, ist die Überlegung, ob diese angenommen werden müssen oder ob Mitarbeitende diese selbst annehmen können sollen. Standardmäßig müssen Reportings in helloHQ von Nutzern mit Schreibrechten für die jeweiligen Reporting-Module angenommen werden, bevor sie auf Dokumenten verrechnet werden können. Durch ein System-Setting ist es möglich, allen Mitarbeitenden das Annehmen der eigenen Reportings zu erlauben. Wenn ihr möchtet, dass alle Reportings direkt nach der Erstellung angenommen werden, ist die Option „Reporting automatisch annehmen" die richtige Wahl für euch.
Zudem gibt es in helloHQ die Möglichkeit, das nachträgliche Erfassen von Reportings zeitlich zu begrenzen. Das entsprechende Setting orientiert sich am Monatsende: Es kann definiert werden, wie viele Tage nach Monatsende das Erfassen von Reportings für den Vormonat noch erlaubt ist. Alles, was diesen Zeitraum überschreitet und ein Datum im Vormonat trägt, kann anschließend nicht mehr erfasst werden.
Sollten Datum und Uhrzeit der Reportings für euch nicht relevant sein, lässt sich dies durch ein System-Setting deaktivieren. Reportings können dann ohne Datum und Uhrzeit – also nur mit der reinen Zeitdauer – erfasst werden. Zu beachten ist dabei, dass in diesem Fall auch die Möglichkeit entfällt, im Reporting-Widget eine Pause anzugeben, da diese auf Basis der Start- und Endzeit berechnet wird.
Zeiterfassungen
In helloHQ gibt es neben den Reportings auch Zeiterfassungen. Diese sind zur Erfassung der Präsenz- und Pausenzeiten der Mitarbeitenden gedacht – eine digitale Lösung zum klassischen Stempeln. Wenn ihr bereits den gesamten Tag über Reportings erfasst, würde sich dies mit dem gesonderten Erfassen von Präsenzzeiten doppeln. Um dies zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit, dass für jedes angelegte Reporting automatisch auch ein Zeiterfassungseintrag erstellt wird. Dadurch müssen Präsenzzeiten nicht mehr separat eingetragen werden.
Alternativ könnt ihr auch entscheiden, ob die Zeiterfassung für euch grundsätzlich notwendig ist. Sollte dem nicht so sein, lässt sie sich über ein System-Setting vollständig deaktivieren.
Was passiert, wenn ein Nutzer vergisst, die Zeiterfassung am Ende des Arbeitstages zu stoppen?
Grundsätzlich hat dies keine dauerhaft negativen Auswirkungen. Der Eintrag kann von Nutzern mit ausreichender Berechtigungsstufe jederzeit nachträglich angepasst werden. Für den Fall, dass dies häufiger vorkommt, haben wir die Möglichkeit implementiert, die Zeiterfassung nach einem definierten Zeitraum automatisch zu stoppen. Es kann also eine maximale Zeiterfassungsdauer hinterlegt werden (beispielsweise 10 oder 12 Stunden), nach deren Ablauf der Eintrag automatisch gestoppt wird.
Welche Einstellungsmöglichkeiten gibt es für das Zeiterfassungswidget auf dem Dashboard?
Das Widget funktioniert wie eine Stoppuhr, bei der die vergangene Zeit mitgezählt wird. Zusätzlich können Projekt und Aufgabe angegeben werden, an denen gearbeitet wurde. Außerdem kann dem Zeiterfassungseintrag eine Beschreibung hinzugefügt werden, die durch ein System-Setting auch als Pflichtfeld definiert werden kann.
Hinsichtlich der angezeigten Projekte im Widget lässt sich ebenfalls eine Einschränkung vornehmen: Durch das System-Setting „Nur meine Projekte im ZE Widget anzeigen" werden ausschließlich Projekte angezeigt, in denen der jeweilige Nutzer auch Projektmitglied ist. Dies wirkt sich sowohl auf das Zeiterfassungs- als auch auf das Reporting-Widget aus.
Sind Heiligabend und Silvester ganze Feiertage in helloHQ?
Ja, grundsätzlich sind diese als solche definiert. Allerdings haben wir hierfür ein Setting eingebaut, sodass diese beiden Tage auch als halbe Feiertage gezählt werden können. Wenn dieses Setting aktiv ist, wird Mitarbeitenden ein halber Urlaubstag berechnet, sofern sie an dem Tag Urlaub haben. Die andere Hälfte des Tages gilt entsprechend als Arbeitstag, für den die Hälfte der regulären Soll-Stunden berechnet wird.
Sind Wochenenden standardmäßig keine Arbeitstage?
Standardmäßig werden Samstag und Sonntag in helloHQ nicht als Arbeitstage gewertet. Für Unternehmen, die auch am Wochenende arbeiten, lässt sich dies durch ein System-Setting anpassen, sodass Wochenendtage wie reguläre Werktage behandelt werden.
Welche Nutzer werden in der Urlaubsübersicht angezeigt?
Im Modul Benutzer > Urlaub können Nutzer ihren Urlaub einsehen und beantragen. Alle Nutzer werden dort in Abhängigkeit ihrer Ressourcengruppe geordnet angezeigt. Daten anderer Mitarbeitender werden dabei nur denjenigen angezeigt, die eine Personalverantwortung für den jeweiligen Mitarbeitenden tragen.
Wenn die Darstellung aller Mitarbeitenden ungewünscht ist, lässt sich diese durch ein System-Setting auf diejenigen begrenzen, für die eine Personalverantwortung vorliegt. Nutzende ohne Personalverantwortung sehen in diesem Fall ausschließlich ihre eigenen Daten.
Kann ich die Möglichkeit, Überstundenausgleich zu beantragen, deaktivieren?
Standardmäßig haben Mitarbeitende in helloHQ die Möglichkeit, einen Überstundenausgleich zu beantragen. Für Unternehmen, die diese Option nicht anbieten möchten, kann die Funktion durch ein System-Setting vollständig deaktiviert werden. Die entsprechende Schaltfläche wird dann für alle Nutzer ausgeblendet.
Werden immer alle Aufgaben in den Widgets Zeiterfassung und Reporting angezeigt?
Aufgrund der Datenmenge, die durch eine aktive Nutzung von helloHQ anfallen kann, ist es sinnvoll, die in den Widgets angezeigten Daten einschränken zu können. Durch ein System-Setting können alle als abgeschlossen markierten Aufgaben aus den Auswahlmenüs der Widgets „Reporting" und „Zeiterfassung" entfernt werden. Wenn dieses Setting aktiv ist, werden in den jeweiligen Auswahlfeldern nur noch offene Aufgaben angezeigt. Zudem ist es dann auch nicht möglich, im Projekt selbst auf abgeschlossene Aufgaben Zeiten zu erfassen. Kurz gesagt: Dieses Setting verhindert das Erfassen von Zeiten auf abgeschlossene Aufgaben.
Weitere System-Settings
Wie kann ich die Sicherheit beim Login erhöhen?
Für einen zusätzlichen Schutz der Nutzerkonten kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert werden. Ist dieses Setting aktiv, müssen sich Nutzer beim Login neben ihrem Passwort durch einen zweiten Bestätigungsschritt verifizieren. Dies erhöht die Sicherheit des Systems deutlich und schützt vor unbefugtem Zugriff.