Projektdetails
      Zurück zur Startseite
      1. helloHQ Helpcenter
      2. Projekte
      3. Projektdetails

      Projektdetails - Projektplanung 2.0

       

      Die Veröffentlichung des Moduls Projektplanung 2.0 erfolgt im Laufe dieses Jahres

      Was mache ich im Projektplan?

      Mit der Projektplanung in helloHQ behältst du jederzeit den Überblick über deinen Projektfortschritt. Du kannst Projekte in Phasen, Aufgaben und Unteraufgaben strukturieren, Verantwortlichkeiten klar zuordnen und Abhängigkeiten sichtbar machen.

      Dank der übersichtlichen Gantt-Ansichten des Projektplans im Zusammenspiel mit dem dem neuen Modul Ressourcenplanung steuerst du deine Projekte nicht nur zuverlässig, sondern auch agil und flexibel. So behältst jederzeit Kontrolle über Fortschritt, Deadlines und Auslastung.

      Welche Button sehe ich in der Kopfzeile?

      • Hinzufügen: eine neue Aufgabe wird angelegt (Standard Startdatum = heute, Enddatum = 5 Tage später)
      • Aufklappen: alle Aufgaben werden aufgeklappt, wenn eine Hierarchie besteht
      • Einklappen: alle Aufgaben werden eingeklappt, wenn eine Hierarchie besteht
      • Rückgängig (Undo): die letzten Änderungen können bis zum Neuladen der Seite / Daten rückgängig gemacht werden. Somit kannst du bei einem Fehler oder einem nicht passenden Szenarium zurück zur Ausgangslage springen.
      • Wiederholen (Redo): damit kannst du dein "Rückgängig" wieder rückgängig machen und wieder vor springen
      • Links: Zeitachse nach links verschieben
      • Rechts: Zeitachse nach rechts verschieben
      • Heute: Zu heute springen
      • Herauszoomen
      • Hereinzoomen
      • Zoom to fit: Passt den zoom auf den Projektplan an (von Start der ersten Aufgabe bis Ende der letzten Aufgabe)
      • Reload: Lädt alle Daten neu
      • Kontext Menü:
        • Projektlinien anzeigen: Zeigt Start und Ende des Projektes als Linien (Daten aus Projektdetails)
        • Aktuellen Tag zeigen: zeigt "heute" als Linie
        • Kritischen Pfad zeigen
        • Baseview zeigen: zeigt den zuletzt gespeicherten Baseview zum Abgleich des aktuellen Projektplans mit dem gespeicherten Stand, Verschiebungen von Aufgaben werden dann sichtbar. 
        • Baseview speichern: wird user-übergreifend gespeichert und überschreibt den letzten Stand
        • Ansicht auf Standard zurücksetzen: die Spalten und Zoomstufen werden auf den Standard zurückgesetzt 
        • PDF-Export: Exportiert das den Projektplan als PDF mit den selektierten Spalten

      Welche Spalten gibt es im Projektplan?

      Im Projektplan gibt es verschiedene Spalten, die du dir einblenden lassen kannst. Im Folgenden sind einmal alle Spalten chronologisch aufgeführt und kurz erklärt.
      • Name: Hier steht der Name der Aufgabe. Durch einen Doppelklick kann der Name bearbeitet werden.
      • Start Datum: Start Datum der Aufgaben (oder des Termins)
      • Start Zeit: Die Uhrzeit ist nur für Termine relevant. Beim Verschieben über Drag & Drop von Aufgaben, wird die Uhrzeit immer auf die selbe Zeit gesetzt.
      • Ende Datum: Die Uhrzeit ist nur für Termine relevant. Beim Verschieben über Drag & Drop von Aufgaben, wird die Uhrzeit immer auf die selbe Zeit gesetzt.
      • Ende Zeit: End Datum / Fälligkeit der Aufgaben (oder des Termins)
      • Dauer: Länge der Aufgabe in Tagen
      • Zugewiesene Ressourcen: zeigt die Profilbilder der zugewiesenen Ressourcen. Doppelklick öffnet direkt das Fenster zum Zuweisen / Bearbeiten dieser
      • Ist [h/d]: zeigt die gebuchten Stunden (in helloHQ "Reportings" genannt)
      • Soll [h/d]: zeigt den geplanten Wert der Aufgabe (kann abweichend von dem Wert sein, der den Ressourcen zugewiesen wurde). Die Stunden, die insg. für die Aufgabe veranschlagt / verkauft wurden / verwendet werden dürfen.
      • Rest [h/d]: der Restwert kann manuell hinterlegt werden; wird nur an dieser Stelle angezeigt und hat keine weitere Funktion.
        Falls ihr die Jira-Schnittstelle nutzt, wird hier der Wert für "Remaining Estimate" angezeigt.
      • Offen [h/d]: zeigt die noch übrigen Stunden (Soll-Wert minus Ist-Wert)
      • Typ: zeigt den Aufgabentyp. Dieser stellt die Tätigkeit der Aufgabe dar (bspw. Intern, Entwicklung, Grafik, PM, ...). Der Typ hat (je nachdem wie ihr eure Verrechnungssatz Regeln definiert habt) Einfluss auf den externen Verrechnungssatz, der für die bebuchten Stunden (Reportings) verwendet werden soll und bestimmt somit u.a. den Preis für die Abrechnung nach Aufwand.
      • Status: Zeigt den Status der Aufgabe (bspw. Offen, In Arbeit, Feedback, Fertig) und kann pro Aufgabentyp definiert werden. idealerweise werden über alle Typen die selben Status verwendet.
      • Kostenstelle 1: wenn definiert, wird bei der Abrechnung von Reportings, dieser Wert intern in die Rechnungsposition für den DATEV Export übernommen
      • Kostenstelle 2: wenn definiert, wird bei der Abrechnung von Reportings, dieser Wert intern in die Rechnungsposition für den DATEV Export übernommen
      • Buchungskonto: wenn definiert, wird bei der Abrechnung von Reportings, dieser Wert intern in die Rechnungsposition für den DATEV Export übernommen
      • Abrechnungstyp: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Task abzurechnen. Entweder nach einem festen Wert oder nach Aufwand. Falls der Task nicht abrechenbar sein soll, gibt es dafür auch eine Auswahlmöglichkeit.
      • Wert: wenn als Abrechnungstyp fest definiert wurde, wird der hier eingetragene Wert beim Abrechnen von Reportings auf die Rechnung übernommen.
      • % Fortschritt manuell: kann per Doppelklick editiert werden vs. Soll
      • % Fortschritt gebucht: ergibt sich aus den gebuchten Stunden (Reportings) vs. Soll
      *Solltest du die Jira-Schnittstelle vom HQ nutzen, gibt es hier noch zusätzliche Spalten, wo dann noch das Jira-Projektkürzel und der einzelne Jira-Taskname stehen.

      Was zeigt die Zeitachse?

      Die Zeitachse zeigt je nach Zoomstufe Jahr, Monat, Kalenderwoche, Tag.
      Klick auf den Zeitbereich, zoom an den Zeitbereich heran.

      Wie sehe ich die freien Kapazitäten der Ressourcen?

      Nutze dazu das speziell dazu entwickelte und umfangreiche Modul Ressourcenplanung. Dieses beantwortet dir alle wichtigen Fragen zu freien Verfügbarkeiten und bereits geplanten Aufgaben.
      Mehr dazu findest du hier.

      Wie funktionieren die Rechte?

      Es wird zwischen Lese- und Schreibrechten unterschieden.

      Leserechte erlauben kein Editieren. Alle Funktionen, die mit dem Bearbeiten zu tun haben, sind gesperrt. Schreibrechte erlauben alle Änderungen am Projektplan.

      Besonderheit Subsysteme: Das Fenster zur Zuweisung der Ressourcen zeigt nur Ressourcengruppen an, die dem aktuellen Subsystem zugewiesen sind.

      Was zeigt der Projektplan?

      Zeigt Phase, Aufgaben, Termine. Der Fortschritt kann manuell hinterlegt werden und wird in Form eines dunklen Balken über der Aufgabe dargestellt (Fortschritt vs. Soll-Wert in %).

      Neben dem Ereignis steht der Name. Das Ereignis kann per Drag & Drop verschoben werden. Mehrere Ereignisse können per Shift ausgewählt werden und gemeinsam um die selbe Dauer verschoben werden.

      Ein Hover über dem Ereignis zeigt weitere Details wie Aufgabe, Phase, Projekt, Zuweisung, Status, Startdatum, Enddatum, Plan (Soll Wert)

      Der Projektplan kann wie folgt erstellt werden:

      • manuell
      • aus Projektvorlage importieren (Projektdetails)*
      • aus einem bestehenden Projekt importieren (Projektdetails)*
      • aus einem Angebot (Menü in Angebotdetails) 

      *Gehe dazu in den Projektdetails auf den Reiter "Allgemein". Hier klickst Du auf "Bearbeiten". Im Menü erscheint der Button "Projektplan importieren"

      Wie verändere ich die Projektvorlage inklusive Projektplan?

      Die für ein Projekt verwendete Projektvorlage kannst Du im Reiter "Allgemein" ändern, indem Du über den Button "Status & Vorlage" eine andere Vorlage auswählst. Den Projektplan kannst Du z.B. auch über "Bearbeiten" und dann "Projektplan importieren" ändern.

      Wie kopiere ich den Projektplan in ein anderes Projekt?

      Im HQ kannst du den Projektplan eines bestehenden Projektes kopieren bzw. in ein anderes Projekt importieren.
      Dafür gehst du einfach in das Projekt, in das du den Projektplan kopieren möchtest, klickst auf bearbeiten, gehst oben rechts auf 'Projektplan importieren'. Anschließend kannst du wählen, ob du den Projektplan  aus einer bestehenden Vorlage oder eine anderen Projekt importieren möchtest. 
      Anschließend trägst du einen Zeitversatz in Tagen ein, ab dem der Projektplan beginnen soll (z.B. 0 Tage für heute). und entscheidest ob der alte Projektplan gelöscht werden soll. Danach klickst du dann auf Import und der neue Projektplan wird importiert. Zuletzt klick du auf speichern und der Projektplan ist importiert.
       
      Warum gibt es in jedem Projekt den Task "Administration"?

      Jedes Projekt benötigt nach dem Erstellen mindestens eine Aufgabe, damit auf dem Projekt Zeiten erfasst werden können. Wenn man also ein Projekt ohne Vorlage erstellt, stellt dieser Task sicher, dass man schon einmal Zeiten auf das Projekt erfassen kann.

      Generell hat der Administrations-Task in neu erstellten Projekten aber eine eher technische Begründung. Der Task wird z.B. dafür genutzt, damit dort Workflows usw. als Untertask angehängt werden können.

      Hinweis: wir empfehlen, andere Tasks zu erstellen und den Administrations-Task unberührt zu lassen. Wenn man z.B. zu dem Administrator-Task einen Unter-Task hinzufügt und dann den Plan als Vorlage speichern möchte, wird dieser Task aus technischen Gründen nicht mit kopiert.