Umzug Finanzprozess helloHQ 1.9 -> helloHQ 2.0

 

1. Muss ich jetzt umsteigen?

Ja. Nach der langen Übergangsphase seit 2024, ist der Umstieg zum Jahreswechsel 2025 / 2026 zwingend erforderlich.

Ab April 2026 gibt es keine Möglichkeit mehr die 1.9 Module zu verwenden.

Bitte beschäftigt euch rechtzeitig damit, wenn ihr bisher noch nicht umgestiegen seid.

2. Wie kann ich mich auf die Umstellung vorbereiten?

• Alle Dinge, die ihr vorbereiten müsst, findet ihr unter Punkt 4. in diesem Artikel.
• Zusätzlich gibt es Videos zum neuen Finanzprozess. 
  • Unser aktuellstes Webinar zum Finanzprozess seht ihr hier.
  • Weitere kurze Erklärvideos findet ihr auf Youtube.
• Außerdem habt ihr die Möglichkeit euch Umzugshilfe zu buchen. Mehr dazu im nächsten Punkt 3.

3. Wie kann ich Unterstützung von helloHQ bekommen?

Ihr wollt die neuen Funktionen des Finanzprozess nutzen, habt aber im stressigen Arbeitsalltag keine Zeit, um euch um den Umzug zu kümmern? Wir unterstützen euch gerne beim Umzug auf den neuen Finanzprozess.

Euer Customer Success Manager stimmt euren Umzug individuell mit euch ab und stellt euch ein Rundum-Sorglos-Paket zusammen. Dies beinhaltet:

👉 Beratungsgespräch (1h) inkl. Check-up-Liste
👉 Einrichten von belegspezifische Workflows
👉 Erstellen von 5 Dokumentvorlagen im neuen Dokumenteditor inkl. Korrekturschleife
👉 Wechsel von Artikeln zu Leistungen (ohne kundenspezifische Preise)

Die Umzugshilfe könnt ihr hier verbindlich buchen: Umzugshilfe buchen

4. To-Do's für die Umstellung

4.1 Was ist neu?

Folgende Module gibt es für den neuen Finanzprozess:

• Belege
  • Angebote 
  • Rechnungen (inkl. OCR)
  • Eingangsrechnungen (inkl. E-Rechnungsimport & *Pro Plan Feature: OCR)
  • Bestellungen (inkl. Preisanfragen)
  • Lieferscheine
  • Rechnungslauf (*Pro Plan Feature)
  • Vorkontierung (für den DATEV Export)

• Controllings 
  • Finanzen (auf Positionsebene)
    (*per Setting können auch 1.9 Belege in das Controlling Finanzen eingebunden werden. Mehr dazu unter Punkt 4.10)
  • Leistungen
  • Planumsätze
  • Plankosten

• Admin / Leistungen
  
  • Leistungen
  • Leistungssets
  • Texte
• Admin / Beleg-Einstellungen
  
  • Unternehmen
    • Nummernkreise
  • Einstellungen
    • Allgemein
    • Rechnungen
    • Beleg-Status
  • Tarife
  • E-Mail Einstellungen
  • E-Mail Vorlagen
• Admin / Einstellungen
  • Workflows
• Admin / Beleg-Designs

• • Dokumentvorlagen
  • Designvorlagen
• Unternehmensdetails
  • Allgemein
  • Belege
  • Finanzplanung
    • Planumsätze
      (Standard und Time & Material)
    • Plankosten
  • PO-Nummern
• Leads
  • Allgemein
  • Belege
  • Finanzplanung
    • Planumsätze
    • Plankosten

• Projektdetails
  • Allgemein
  • Belege
  • Finanzplanung
    • Planumsätze
    • Plankosten

• • Controlling
    • Finanzen (auf Positionsebene)
    • Interne Kosten
    • Externe Kosten
    • Planumsätze
    • Plankosten
    • Leistungen

Achtet darauf, dass die neuen Module mit den gleichen Zugriffsrechten eingestellt sind, wie die vorherigen Module.

Die Einstellungen hierzu findet ihr wie gewohnt im Modul Admin / Moduladmin.

*Es gibt eine neue API Version 2.0.

Solltet ihr unsere API für den Finanzprozess nutzen, müssen zur Umstellung Anpassungen vorgenommen werden. Die neue API findet ihr hier unter v2 beschrieben: https://developer.hellohq.io/

4.2 Belegvorlagen einrichten

Die Belegvorlagen aus helloHQ 1.9 können für den neuen Finanzprozess nicht verwendet werden. Aus diesem Grund müssen diese neu angelegt werden. Die ist aber mit unseren neuen Designvorlagen viel einfacher, schneller und komfortabler möglich. 

Was ihr genau tun müsst, erklären wir euch in diesem Video:

4.3 Artikel zu Leistung migrieren

Die bisherigen Artikel werden in helloHQ 2.0 zu Leistungen. Leistungen sind, wie auch Artikel, die Basis für eure Belege.

Neu ist, dass ihr einzelne Leistungen auch in einem Leistungspaket kombinieren könnt und diese auf einen Schlag auf einen Beleg laden könnt. So könnt ihr viel Zeit einsparen.

Außerdem lassen sich nun auch Texte definieren, die ihr in euer Leistungspaket oder im Dokument auswählen könnt.

Um den Umstieg leichter zu machen, können Artikel einfach zu Leistungen mit ihren Standardpreisen migriert werden. Wie ihr das macht, erfahrt ihr in folgendem Video: 

4.4 Workflows für Belege anlegen

Workflows für 2.0 Belege besitzen neue Funktionen und findet ihr ein dem neuen Modul "Einstellungen".

4.5 Schreibt Test-Angebote und Rechnungen mit dem neuen Editor

Damit ihr auch wisst, wie ihr in helloHQ 2.0 Belege erstellen könnt, zeigen wir euch in diesem Video in einem Kurzdurchlauf, wie der neue Belegeditor funktioniert und welche Möglichkeiten es gibt:

4.6 Migrieren der Planumsätze von Version 1.9 auf 2.0

4.7 Neue Nummernkreise mit den neuen Belegvorlagen verbinden

Um das neue Belegdesign zu verwenden, müsst ihr zunächst entsprechende neue Nummernkreise erstellen.

Dies könnt ihr wie gewohnt in den Dokumenteneinstellungen erledigen. Achtet dabei darauf, als Startnummer die letzte Nummer des bisherigen Nummernkreises plus 1 zu verwenden, damit die Nummern nahtlos fortgeführt werden.

Wichtig: Solltet ihr einen jährlichen Nummernkreis mit eigener Startnummer verwenden, müsst ihr im neuen Jahr bedenken, die Startnummer wieder auf 1 anzupassen. Sollte die Startnummer nicht angepasst werden, wird der Nummernkreis im neuen Jahr wieder mit der eingetragenen Startnummer starten. 

Nachdem ihr die Nummernkreise eingerichtet habt, kann ein Administrator von euch über den Chat oder ein Ticket die Live-Schaltung des neuen Prozesses anfordern.Sobald der Prozess live geschaltet ist, könnt ihr die neu erstellten Nummernkreise in den Belegvorlagen hinterlegen.

Wichtig: Ab dem Zeitpunkt, an dem ihr Belege im neuen Prozess erstellt und versendet, dürfen keine Belege mehr in den alten Modulen erstellt werden. Dies verhindert doppelte Belegnummern und sorgt für eine saubere Dokumentation.

Solltet ihr einen Beleg aus 1.9 in 2.0 abrechnen oder stornieren müssen, so könnt ihr diesen migrieren. Mehr dazu unter Punkt 10.

4.8 Neuen Finanzprozess aktivieren lassen

Sobald ihr den neuen Finanzprozess aktiv nutzen wollt, müsst ihr diesen noch einmal von unserem Support-Team "scharf schalten" lassen. Dazu könnt ihr den Support einfach per Ticket (support@helloHQ.io) oder Chat kontaktieren.
Nach dem "scharf schalten" könnt ihr die Nummernkreise in den Beleg-Vorlagen hinterlegen.

4.9 Module im Moduladmin konfigurieren

Zum Schluss müsst ihr die neuen Finanzprozess 2.0 Module im Moduladmin mit den entsprechenden Lese- und Schreibstufen versehen. Aktuell sind diese standardmäßig mit Stufe 5 eingestellt. Stellt sicher, dass die Mitarbeiter, die auf die Module zugreifen sollen, die passenden Berechtigungen erhalten.

Hinweis: Die Belege 2.0 findet ihr im Moduladmin unter Documents.

4.10 Weitere Migrationen

Neben der Migration vor Artikeln zu Leistungen und der Migration der Planumsätze, gibt es folgende weitere Migrationen:

• Offene Plankosten migrieren
• 1.9 Belege in 2.0 Übersicht anzeigen (für definierten Zeitraum)
• Einzelne 1.9 Belege vollständig migrieren, um in 2.0 damit weiterzuarbeiten
• 1.9 Belege im Controlling Finanzen 2.0 anzeigen

*Kontaktiert zur Aktivierung gerne unseren Support. Ab voraussichtlich Ende November stehen euch die Funktionen alle auch in der UI zur Verfügung.