--- title: Microsoft Exchange Schnittstelle description: In helloHQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. Microsoft Outlook oder Appl --- [Zu Content springen](https://hellohq-helpcenter.everii.io/microsoft-exchange-schnittstelle#main-content) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen Wie können wir dir helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [helloHQ Helpcenter](https://hellohq-helpcenter.everii.io/?hsLang=de) 2. [Schnittstellen, API & App](https://hellohq-helpcenter.everii.io/schnittstellen-api-app?hsLang=de) 3. [Exchange Sync](https://hellohq-helpcenter.everii.io/schnittstellen-api-app?hsLang=de#exchange-sync) # Microsoft Exchange Schnittstelle ### Was wird über Microsoft Exchange synchronisiert? #### Termine In helloHQ gibt es die Möglichkeit, Termine für Nutzer zu erstellen. Wenn die Exchange-Synchronisation aktiviert ist, werden deine Termine an dein Kalenderprogramm wie z.B. *Microsoft Outlook *oder* Apple Kalender* übertragen. Auch anders herum werden Termine, die du über Einladungen in Exchange erhältst oder versendest, in helloHQ angezeigt. Die Schnittstelle hilft dir dabei Zeiten, Teilnehmer und eventuelle Räume von Termine zwischen Exchange- und helloHQ-Terminen synchron zu halten. In helloHQ kann festgelegt werden, ob diese Synchronisation für alle Nutzer aktiviert sein soll. Außerdem kann für jeden Nutzer eingestellt werden, in welche Richtung die Termine übertragen werden sollen. *Die Schnittstelle von Exchange, die wir verwenden, versendet automatisch, ohne unser zutun, Nachrichten zu jeder Änderung. Eine Zu- oder Absage ist, im Sinne der Schnittstelle, ebenfalls eine Änderung. * Urlaub kann nicht synchronisiert werden, da die User sonst die Möglichkeit hätten, bereits angenommenen Urlaub in Outlook zu ändern. Synchronisierte Felder: Exchange - helloHQ: Subject \<- Name Body \<- Beschreibung Location - Ort Start - Start End - Ende Private - Privater Termin ***Vorsicht**: Du kannst auch wiederkehrende Termine synchronisieren. Folgende wiederkehrenden Termine werden unterstützt: tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche. Hierbei unterstützt das HQ jedoch nur eine Synchronisation von Terminen mit einem angegebenen Enddatum, bzw. ohne Enddatum. Es ist nicht möglich, ein Ende nach x-Wiederholungen einzustellen.* #### Aufgaben Aus Projekten oder Workflows in helloHQ entstehen häufig Aufgaben für die Benutzer, manchmal auch mit einer Deadline. Diese Aufgaben können auch über Exchange mit Clients wie bspw. *Microsoft Outlook* oder *Apple Erinnerungen*übertragen werden. Wird die Aufgabe in dem jeweiligen Client abgehakt, wird diese Information auch an helloHQ übertragen. Synchronisierte Felder:  Exchange - helloHQ: Subject \<- Name Body \<- Beschreibung Start - Start DueDate - Ende TotalWork - Soll Importance - Priorität CompleteDate - Fertig PercentComplete - Fortschritt #### Kontakte Die Kontaktdaten der Ansprechpartner in helloHQ lassen sich mit der Exchange-Synchronisation ganz einfach in einem Mail-Client oder auf dem Smartphone verfügbar machen. Änderungen der Kontakte werden dabei in beide Richtungen synchronisiert. Die folgenden Kontaktdaten werden zwischen helloHQ und Exchange synchronisiert: | helloHQ | Exchange | | --- | --- | | Vorname | GivenName | | Nachname | Surname | | Position | JobTitle | | Kundenname | CompanyName | | Telefon Festnetz | BusinessPhone | | Telefon Handy | MobilePhone | | Fax | Fax | | Email | EmailAddress1 | | Private Adresse | PhysicalAddressHome | | Geschäftliche Adresse | PhysicalAddressBusiness | | Website | BusinessHomePage | Tipp Kontakte des Typs "Interessent" werden nicht synchronisiert. Exchange akzeptiert keine Kontakte ohne E-Mail-Adresse. Ein Ansprechpartner ohne E-Mail-Adresse bekommt von HQ deshalb eine Adresse in der Form *Vorname.Nachname@nomail.de*, damit dieser trotzdem synchronisiert werden können. Achtung: Wenn das Setting "Sync der globalen Kontakte deaktivieren" aktiv ist, werden nur Kontakte gesync die Ansprechpartner eines Unternehmens sind bei dem der Benutzer als Verantwortlicher hinterlegt ist oder im Projektteam eines Projekts in welchem das Unternehmen Kunde ist.  ### Wie richte ich die Schnittstelle zu Exchange ein?   Um die Schnittstelle zu aktivieren, müsst ihr in eurem Exchange einige Einstellungen vornehmen und dann unserem Customer Success Team oder dem Support ([support@helloHQ.io](mailto:support@helloHQ.io)) bestimmte Informationen zukommen lassen. Die Schritte, sowie die Informationen haben wir euch in dem folgenden Video erklärt:   **Insgesamt benötigen wir zur vollständigen Einrichtung folgende Daten:**  Was und wenn ja, in welche Richtungen soll folgendes synchronisiert werden?  1. Termine 2. Aufgaben 3. Kontakte Zur Auswahl stehen jeweils diese Synchronisations-Möglichkeiten: - helloHQ \<-\> Exchange (beidseitig) - helloHQ -\> Exchange (von helloHQ nach Exchange) - helloHQ\<- Exchange (von Exchange nach helloHQ) Dann benötigen wir noch die drei Daten aus dem Video oben:  - Anwendungs-ID (Client) - Verzeichnis-ID (Mandant) - Clientschlüssel Zusätzlich benötigen wir die *URL* zu eurem Exchange. Und zuletzt die Angabe, für welchen Nutzer der Sync zum Testen zuerst aktiviert werden soll, bevor der Sync für alle Nutzer eingerichtet wird. - Test Nutzer E-Mail - [Mein helloHQ](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#main-content) - [Mein helloHQ](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#mein-hellohq) - [helloHQ Interface](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#hellohq-interface) - [CRM](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#main-content) - [Unternehmen](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#unternehmen) - [Leads](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#leads) - [Datenexport](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#datenexport) - [Projekte](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#main-content) - [Projekte](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#projekte) - [Projektdetails](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#projektdetails) - 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