FAQ – Belege 2.0: Status, Bearbeitung und Löschung
Antworten auf häufige Fragen zu Belegstatus, Bearbeitung, Löschung und Korrekturen in helloHQ 2.0.
Warum kann ich einen Beleg nicht bearbeiten?
Ein Beleg kann nicht bearbeitet werden, wenn er sich bereits in einem finalen oder gesperrten Status befindet, zum Beispiel „Versendet“. In diesem Status sind nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich.
Prüfe, ob der Beleg noch auf „Entwurf“ zurückgesetzt werden kann. Bei migrierten Belegen ist das nicht möglich – dafür gibt es eine separate FAQ zu migrierten Belegen.
Warum kann ich einen Beleg nicht löschen?
Belege mit einer vergebenen Dokumentnummer sollten nicht gelöscht werden. Dadurch können Lücken im Nummernkreis entstehen.
Prüfe außerdem, ob die Einstellung zum Zurücksetzen finaler Belege deaktiviert ist. Diese findest du unter:
Admin → Dokumenteneinstellungen → Einstellungen
Wenn der Beleg bereits versendet wurde, sollte er in der Regel nicht gelöscht, sondern gegebenenfalls storniert werden.
Wie lösche ich einen Beleg?
Belege können direkt im Belegeditor über das Drei-Punkte-Menü gelöscht werden.
Wenn sich ein Beleg beispielsweise im finalen Status „Versendet“ befindet und deshalb nicht gelöscht werden kann, ist unter Admin → Dokumenteneinstellungen → Einstellungen eine entsprechende Einstellung aktiviert.
Diese Einstellung muss kurzzeitig deaktiviert werden. Danach kann der Beleg gelöscht und die Einstellung wieder aktiviert werden.
Warum kann ich einen Beleg nicht zurück auf „Entwurf“ setzen?
Das Zurücksetzen ist nicht möglich, wenn die entsprechende Einstellung unter
Admin → Dokumenteneinstellungen → Einstellungen
deaktiviert wurde.
Außerdem können migrierte Belege aus 1.9 nicht mehr auf „Entwurf“ zurückgesetzt werden. Sie sind nach der Migration nicht mehr bearbeitbar.
Warum kann eine Rechnung nicht auf „Versendet“ gesetzt werden?
Häufig fehlen noch Pflichtangaben. Prüfe insbesondere:
- Admin → Dokumenteneinstellungen → Unternehmen
- Benutzer → Übersicht → Benutzerdetails
- die Rechnungsadresse des Kunden
- die Dokumentvorlage und den zugehörigen Nummernkreis
Zusätzlich kann eine Systemeinstellung festlegen, dass nur Administratoren Rechnungen auf „Versendet“ setzen dürfen. In diesem Fall müssen entweder die Einstellung oder die Berechtigungen angepasst werden.
Was passiert, wenn ein Beleg bereits eine Dokumentnummer hat?
Die Dokumentnummer wird vergeben, sobald der Beleg einen finalen Status erhält, zum Beispiel „Versendet“.
Danach sollte der Beleg nicht gelöscht oder inhaltlich verändert werden. Korrekturen werden je nach Fall über eine Stornierung oder einen neuen Beleg vorgenommen.
Wie ändere ich einen falsch ausgewählten Belegtyp?
Der Belegtyp kann nachträglich nicht geändert werden. In diesem Fall muss das Dokument erneut mit dem korrekten Belegtyp erstellt werden.
Warum fehlt die Rechnungsnummer auf dem PDF?
Die Rechnungsnummer wird nur angezeigt, wenn in der Dokumentvorlage der passende Platzhalter für die Dokumentnummer hinterlegt ist.
Prüfe daher die verwendete Dokumentvorlage. Wenn der Platzhalter fehlt oder falsch hinterlegt ist, muss die Vorlage angepasst werden. Die Rechnung muss dafür normalerweise nicht storniert werden.
Kann ich einen Beleg mit Dokumentnummer noch ändern?
Je nach gewählten Einstellungen kann ein Beleg mit Dokumentnummer erneut in den Entwurf-Status und anschließend bearbeitet werden. Sollte der Beleg schon versendet sein, raten wir von einer nachträglichen bearbeitung ab.
Was mache ich, wenn ich eine Rechnung versehentlich storniert habe?
Wenn die Stornierung noch korrigiert werden muss, kann der Status der ursprünglichen Rechnung angepasst und der zugehörige Stornobeleg gelöscht werden – sofern die Berechtigungen und Einstellungen dies zulassen.
Wenn die Rechnung bereits beim Kunden oder in der Buchhaltung verarbeitet wurde, sollte der Vorgang zunächst mit der zuständigen Buchhaltung geprüft werden.