--- title: E-Rechnungen in helloHQ description: XRechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung und bieten eine standardisierte Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. In helloHQ könnt --- [Zu Content springen](https://hellohq-helpcenter.everii.io/erechnungen-in-hellohq#main-content) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen Wie können wir dir helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [helloHQ Helpcenter](https://hellohq-helpcenter.everii.io/?hsLang=de) 2. [Belege](https://hellohq-helpcenter.everii.io/belege?hsLang=de) 3. [Belege](https://hellohq-helpcenter.everii.io/belege?hsLang=de#belege) # E-Rechnungen in helloHQ ### **Kann das helloHQ eRechnungen versenden und empfangen?** In helloHQ könnt ihr Rechnungen im XRechnungs- oder im ZUGFeRD-Format sowohl erstellen, versenden als auch herunterladen. In diesem Artikel sind die wichtigsten Informationen dazu beschrieben. Das Format wird am Kunden im Feld **„E-Rechnung"** eingestellt. Zur Auswahl stehen **„Keine"**, **„XRechnung"** und **„ZUGFeRD"**. Bei **„Keine"** wird nur das normale PDF verschickt. Bei **„XRechnung"** werden PDF und XRechnungs-XML verschickt. Bei **„ZUGFeRD"** wird nur die ZUGFeRD-PDF verschickt. --- ### **Was sind XRechnungen?** XRechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung und bieten eine standardisierte Möglichkeit, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. ### **Wie erstelle ich XRechnungen?** Bei Rechnungen im Finanzprozess 2.0 wird das E-Rechnungsformat direkt am Kunden ausgewählt: 1. Kundenunternehmen öffnen. 2. Im Feld **„E-Rechnung“** das Format **„XRechnung“** auswählen. 3. Rechnung erstellen und anschließend versenden oder als XRechnung herunterladen. \* bei allen Unternehmen bei denen eine *Leitweg-Id* gesetzt war, haben wir autom. das Feld *E-Rechnung* ausgefüllt. \*Eine Leitweg-ID haben ausschließlich öffentliche Auftraggeber in Deutschland, zum Beispiel Behörden, Ministerien, Kommunen oder andere öffentliche Verwaltungseinheiten. Private Unternehmen haben keine Leitweg-ID.  *Unternehmensdetails* **![](https://hellohq-helpcenter.everii.io/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202024-12-03%20um%2010-42-04-png.png?width=670&height=237&name=Bildschirmfoto%202024-12-03%20um%2010-42-04-png.png)** Mehr zum Hinterlegen der *Leitweg-Id* am Kunden findet ihr [hier](https://support.hellohq.io/allgemeine-unternehmens-informationen?hsLang=de). **Herunterladen** Ihr habt die Möglichkeit, eure Belege im PDF-Format herunterzuladen. Beim Klick auf *Herunterladen* könnt ihr wählen, ob ihr den Beleg mit oder ohne Hintergrund herunterladen möchtet. Zusätzlich könnt ihr bei Rechnungen das XRechnungs-Format auswählen, falls ihr diese nicht direkt aus dem System versendet. **Schritte zum Herunterladen einer XRechnung:** 1. **Beleg auswählen:** Geht zu dem entsprechenden Beleg, den ihr herunterladen möchtet. 2. **Herunterladen auswählen:** Klickt auf die Schaltfläche **Herunterladen**. 3. **Format wählen:** Wählt aus, ob ihr den Beleg als PDF, mit oder ohne Hintergrund oder im XRechnungs-Format herunterladen möchtet. ![Dokumentendetails](https://hellohq-helpcenter.everii.io/hs-fs/hubfs/Dokumentendetails.jpeg?width=670&height=452&name=Dokumentendetails.jpeg) --- ### **Was ist ZUGFeRD?** ZUGFeRD ist neben der XRechnung ein weiteres Format für E-Rechnungen. Das E-Rechnungs-XML ist dabei direkt in der PDF-Datei eingebettet. Ihr versendet also nur eine Datei, die ihr selbst lesen könnt und die gleichzeitig maschinell auswertbar ist. ### **Wie erstelle ich ZUGFeRD-Rechnungen?** Auch bei ZUGFeRD wird das E-Rechnungsformat direkt am Kunden ausgewählt: 1. Kundenunternehmen öffnen. 2. Im Feld **„E-Rechnung"** das Format **„ZUGFeRD"** auswählen. 3. Rechnung erstellen und anschließend versenden oder als ZUGFeRD herunterladen. Zur Auswahl stehen **„Keine"**, **„XRechnung"** und **„ZUGFeRD"**. Bei **„Keine"** wird nur das normale PDF verschickt. Bei **„XRechnung"** werden PDF und XRechnungs-XML verschickt. Bei **„ZUGFeRD"** wird nur die ZUGFeRD-PDF verschickt. \*Für ZUGFeRD braucht ihr keine *Leitweg-ID*. Der Kunde oder die Kundenadresse benötigt aber eine E-Mail-Adresse. **Versenden** Beim Versand hängt helloHQ automatisch die ZUGFeRD-PDF an. Sie ist die Rechnung selbst und kann deshalb nicht gelöscht werden. Das normale PDF wird nicht zusätzlich angehängt. Vor dem Versand könnt ihr die Datei anklicken und herunterladen. **Schritte zum Versenden einer ZUGFeRD-Rechnung:** 1. **Rechnung finalisieren:** Setzt den Beleg auf den Status „final". helloHQ prüft dabei die Daten, zum Beispiel ob eine E-Mail-Adresse vorhanden ist. 2. **Versand-Dialog öffnen:** Öffnet den Versand der Rechnung. 3. **Anhang prüfen:** Kontrolliert, ob die ZUGFeRD-PDF angehängt ist. 4. **Rechnung versenden:** Versendet die Rechnung an den Kunden. Auch im Sammelversand der Automatischen Rechnungen wird ZUGFeRD berücksichtigt. Kunden mit ZUGFeRD erhalten dort die ZUGFeRD-PDF statt des normalen PDF. Kann die ZUGFeRD-PDF nicht erstellt werden, wird die Rechnung nicht versendet und im Fehlerprotokoll des Sammelversands angezeigt. \*Eine Umstellung des Kunden auf ZUGFeRD gilt nur für neu versendete Belege. Bereits versendete Belege bleiben unverändert. **Herunterladen** Ihr könnt die ZUGFeRD-Rechnung auch herunterladen, falls ihr sie nicht direkt aus dem System versendet. **Schritte zum Herunterladen einer ZUGFeRD-Rechnung:** 1. **Beleg auswählen:** Geht in die Belegübersicht oder öffnet den Beleg im Dokumenten-Editor. 2. **Menü öffnen:** Öffnet in der Belegübersicht das Kontextmenü bzw. im Dokumenten-Editor das Optionen-Menü. 3. **ZUGFeRD herunterladen:** Klickt auf **„ZUGFeRD herunterladen"**. **Häufige Meldungen bei ZUGFeRD und was zu tun ist:** - **„Der Kunde oder die Kundenadresse benötigt eine E-Mail-Adresse für ZUGFeRD."** Tragt eine E-Mail-Adresse beim Kunden oder bei der Kundenadresse ein und setzt den Beleg erneut auf „final". - **„ZUGFeRD herunterladen" ist nicht auswählbar:** Der Eintrag ist nur aktiv, wenn am Unternehmen das Format ZUGFeRD eingestellt ist, der Beleg eine Rechnung, Akonto-, Schluss- oder Storno-Rechnung oder eine Gutschrift ist und der Beleg den Status „final" hat. - **Der Versand wird abgebrochen:** Die ZUGFeRD-PDF konnte nicht erstellt werden. helloHQ verschickt bewusst keine Rechnung ohne E-Rechnungsteil. Versucht es erneut und wendet euch bei wiederholtem Fehler an den Support. --- ### **Import von E-Rechnungen** Wir unterstützen alle gängigen E-Rechnungsformate für den Import. - **XRechnung (XML)** - **Peppol BIS (XML)** - **ZUGPFeRD (PDF)** Eingangsrechnungen lassen sich nun aus der globalen Eingangsrechnungs-Übersicht heraus, sowie im Projekt aus der Belegeübersicht, im E-Rechnungsformat hochladen. Beim Upload wird über den Namen geprüft, ob der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies der Fall, wird er autom. zugeordnet. Andernfalls kann der User entscheiden, ob der Lieferant neu angelegt werden soll.   *\*Solltet ihr die Rechnung im Projekt hochladen, wird das aktuelle Projekt autom. gesetzt - auch wenn in der E-Rechnung ggf. eine andere Project Reference (BT-13) angegeben ist.* *\*\*Wenn ihr noch die Version 1.9 nutzen, so könnt ihr die Eingangsrechnungen über die Eingangsrechnungsübersicht in dem 2.0 Modul hochladen und dort auswählen, dass diese Eingangsrechnung im Modul 1.9 angelegt werden soll. Die Einstellung ist passend vorausgefüllt.* Bei weitere Fragen zur Nutzung von E-Rechnungen in helloHQ haben, steht euch unser Support-Team jederzeit zur Verfügung - [Mein helloHQ](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#main-content) - [Mein helloHQ](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#mein-hellohq) - [helloHQ Interface](https://hellohq-helpcenter.everii.io/mein-hellohq?hsLang=de#hellohq-interface) - [CRM](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#main-content) - [Unternehmen](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#unternehmen) - [Leads](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#leads) - [Datenexport](https://hellohq-helpcenter.everii.io/crm?hsLang=de#datenexport) - [Projekte](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#main-content) - [Projekte](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#projekte) - [Projektdetails](https://hellohq-helpcenter.everii.io/projekte?hsLang=de#projektdetails) - 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