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DATEV Unternehmen Online

Mit der DATEV-Schnittstelle in helloHQ kannst du Rechnungsdaten direkt an DATEV übertragen – ganz ohne manuellen Dateiexport. 

Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt dabei nicht nur die strukturierten Belegdaten, sondern auch die zugehörigen Belegbilder (PDFs) direkt an DATEV Unternehmen online. Dort werden automatisch Belegsätze erzeugt, die Belegbilder in „Belege online" abgelegt und mit den Belegsätzen verknüpft. Zusätzlich werden Buchungsvorschläge für die DATEV-Rechnungswesen-Programme erstellt, die den Buchungsprozess beim Steuerberater deutlich vereinfachen.

Voraussetzungen

Die DATEV-Schnittstelle ist eine kostenpflichtige Erweiterung. Die Freischaltung erfolgt über den helloHQ Support – wende dich dazu an support@hellohq.io. Die Schnittstelle kostet 99 EUR pro Monat – ein pauschaler Betrag, unabhängig von der Anzahl der Dokumente, Mandanten oder Subsysteme. 

Nach der Freischaltung richtest du die Integration für jeden Mandanten einzeln ein unter: Admin > Dokumenteinstellungen > DATEV. Wenn du mehrere Subsysteme oder Untermandanten nutzt, muss die Einrichtung in jedem davon separat vorgenommen werden.

So überträgst du Rechnungen an DATEV

  1. Navigiere in helloHQ zu Belege > Rechnungen oder Belege > Eingangsrechnungen.
  2. Klicke auf den Button „Dokument exportieren".
  3. Im sich öffnenden Modal wählst du als Format „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0" aus.
  4. Wähle den gewünschten Monat aus.
  5. Bestätige den Export – alle Rechnungen des gewählten Monats, die bis zum Zeitpunkt des Exports vorliegen, werden direkt an DATEV übertragen.

Wichtige Hinweise

  • Nur monatsweiser Export möglich: DATEV schreibt vor, dass Exporte immer für einen vollständigen Kalendermonat ausgewählt werden. Es werden dabei alle Rechnungen exportiert, die zum Zeitpunkt des Exports im gewählten Monat vorliegen – ein Export für einen Teilzeitraum (z. B. 1.–15. Juni) ist nicht möglich.
  • Richtung der Syncronisation: Die Schnittstelle überträgt Daten ausschließlich von helloHQ zu DATEV – nicht in die andere Richtung.
  • Mandantenweise Einrichtung, systemweite Abrechnung: Die Integration muss unter Admin > Dokumenteinstellungen > DATEV für jeden Mandanten einzeln eingerichtet werden. Die Kosten gelten jedoch für das gesamte helloHQ-System – es gibt keine separate Berechnung pro Mandant.