DATEV Unternehmen Online

1. Über den Rechnungsdatenservie
2. Vorbereitung
3. Hinweise
4. Fehlerbehebung

1. Über den Rechnungsdatenservice

Dort werden automatisch Belegsätze erzeugt, die Belegbilder in „Belege online" abgelegt und mit den Belegsätzen verknüpft. Zusätzlich erstellt DATEV Buchungsvorschläge für die DATEV-Rechnungswesen-Programme, was den Buchungsprozess bei deiner Steuerberatung deutlich vereinfacht.

Wichtig: Die Einrichtung auf DATEV-Seite muss vor der Einrichtung in helloHQ abgeschlossen sein. Erfahrungsgemäß scheitert die Inbetriebnahme am häufigsten daran, dass diese Voraussetzung übersprungen wird. Prüfe daher zuerst mit deiner Steuerberatung, ob der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 bereits bestellt und aktiviert ist, bevor du in helloHQ startest.

Die Schnittstelle in helloHQ ist eine kostenpflichtige Erweiterung und kostet pauschal 99 EUR pro Monat – unabhängig von der Anzahl der Dokumente, Mandanten oder Subsysteme. Die Freischaltung erfolgt über den helloHQ Support unter support@hellohq.io. Nach der Freischaltung richtest du die Integration für jeden Mandanten einzeln ein unter Admin > Dokumenteinstellungen > DATEV.

Beachte: Die Schnittstelle überträgt Daten ausschließlich von helloHQ zu DATEV, nicht umgekehrt. Exporte sind zudem nur monatsweise möglich – ein Export für einen Teilzeitraum ist nicht vorgesehen.

2. Vorbereitung

Bevor du startest – das muss auf DATEV-Seite erledigt sein:

1. Deine Steuerberatung hat den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für dich bestellt und eingerichtet. Erledigst du die Finanzbuchführung selbst, kannst du den Rechnungsdatenservice 1.0 auch eigenständig in Betrieb nehmen.
Informationen zur Bestellung und Einrichtung findest du hier.

Da die Einrichtung in DATEV nicht immer einfach ist, bietet DATEV auch Unterstützung bei Bestellung und Einrichtung an.
Eine Terminbuchung ist hier möglich.

2. In DATEV Unternehmen online ist die erweiterte Bearbeitungsform aktiviert.

3. Du hast Zugang zu DATEV SmartLogin – diesen erhältst du nach erfolgreicher Bestellung der Schnittstelle, bzw. ein bestehender Zugang wird im Rahmen der Inbetriebnahme mit den nötigen Rechten versehen.

Erst wenn diese drei Punkte erfüllt sind, richte die Schnittstelle in helloHQ ein:

4. Navigiere in helloHQ zu Belege > Rechnungen oder Belege > Eingangsrechnungen.

5. Klicke auf den Button „Dokument exportieren".

6. Wähle im sich öffnenden Modal als Format „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0" aus.

7. Wähle den gewünschten Monat aus und bestätige den Export. Bei der ersten Übertragung ist eine DATEV-Authentifizierung per SmartLogin nötig.

8. Mit diesem ersten Export vergibt DATEV ein Langzeittoken, sodass du dich bei künftigen Exporten nicht erneut einloggen musst.

3. Hinweise

Export schlägt fehl oder Authentifizierung nicht möglich: Meist ist die Einrichtung auf DATEV-Seite noch nicht abgeschlossen (Bestellung, erweiterte Bearbeitungsform, SmartLogin). Prüfe zuerst mit deiner Steuerberatung, ob alle Voraussetzungen aus Schritt 1–3 erfüllt sind
Kein Teilzeitraum-Export möglich: DATEV verlangt immer einen vollständigen Kalendermonat. Exportiere daher immer den kompletten Monat.
Weitere Probleme oder Fehlermeldungen: Wende dich an den helloHQ Support (support@hellohq.io).

4. Fehlerbehebung

F10 – Fehlende Rechte für Berater- und Mandanten-Nummer

👉 DATEV Berater- und Mandatennummer in helloHQ prüfen

Vom Steuerberater/Verantwortlichen bitte in DUO folgende Punkte prüfen lassen:
👉 In der Regel ist dann in DUO die erweiterte Bearbeitungsform nicht aktiviert. Bitte nachholen.
👉 DATEV Belegfreigabe online ist aktiviert. Der Freigabe-Dienst muss deaktiviert werden.
👉 DATEV-Berechtigung vergeben

F11 – Fehlerhafte Berechtigung

Prüfen, ob der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 bestellt ist.

F20 – Wirtschaftsjahr nicht angelegt

DUO meldet zurück, dass das Wirtschaftsjahr für die exportieren Rechnungen (Monat MM in Jahr YYYY) nicht in DUO definiert.

👉 Bitte vom Steuerberater/Verantwortlichen in DUO Wirtschaftsjahr anlegen lassen.

F21 – Erweiterte Bearbeitungsform nicht aktiviert

DUO meldet zurück, dass die erweiterte Bearbeitungsform in DATEV für das betreffende Wirtschaftsjahr nicht aktiviert ist.

👉 Erweiterte Bearbeitungsform in DUO aktivieren für Eingangsrechnungen oder/und Ausgangsrechnungen.

F22 – Null-Rechnungen vorhanden

Null-Rechnungen abwählen und manuell in der Buchhaltung erfassen. Für nicht exportierbare 0-Rechnungen separaten Export ohne Übertragung an DUO erstellen.

F24 – Null-Position vorhanden

DUO akzeptiert bei der Übertragung keine Positionen mit dem Betrag 0.–. Deswegen können sie technisch von helloHQ nicht übermittelt werden.

👉 Null-Position löschen

F30 – Debitorenkonto ungültig

DUO meldet zurück, dass die Länge der Debitorenkonten (bzw. Debitorennummern) nicht stimmt. Debitorennummern müssen in DATEV Unternehmen online >= 10000 sein.

👉 Bitte Kontenlänge der Rechnungen in der Buchhaltungsliste prüfen und anpassen. Bitte stelle sicher, dass die Debitorennummer auch langfristig beim Kunden korrekt erfasst ist.

F31 – Erlöskonto ungültig

DUO meldet zurück, dass die Länge der Erlöskonten nicht stimmt.

👉 Bitte Kontenlänge der Rechnungen in der Buchhaltungsliste prüfen und anpassen. Bitte stelle sicher, dass das Standard-Erlöskonto korrekt hinterlegt ist.

F32 – Kreditorenkonto ungültig

DUO meldet zurück, dass die Länge der Kreditorenkonten (bzw. Kreditorennummern) nicht stimmt. Kreditorennummern müssen in DATEV Unternehmen online >= 70000 sein.

👉 Bitte Kontenlänge der Ausgaben in der Buchhaltungsliste prüfen und anpassen. Bitte stelle sicher, dass die Kreditorennummer auch langfristig beim Lieferanten korrekt erfasst ist.

F33 – Aufwandskonto ungültig

DUO meldet zurück, dass die Länge der Aufwandskonten nicht stimmt.

👉 Bitte Kontenlänge der Ausgaben in der Buchhaltungsliste prüfen und anpassen. Bitte stelle sicher, dass das Standard-Aufwandskonto korrekt hinterlegt ist.

F40 – Datenformat entspricht nicht der Spezifikation

Dies ist ein allgemeiner Fehler, der anzeigt, dass ein Datenfeld nicht den DATEV-Vorgaben entspricht. Die genaue Ursache steht immer in der Detailmeldung direkt nach dem Fehlercode.

Häufige Ursachen:

Fehler im Feld buCode: Ein ungültiger Steuerschlüssel wurde verwendet.
👉 Gültigen Steuerschlüssel beim Steuerberater erfragen und in den Einstellungen anpassen (z.B. 8/9 statt 80/90).
Fehler in einem Rechnungsnummern-Feld (z.B. consolidatedinvoiceld):
👉 Die Nummer enthält ungültige Zeichen. Rechnungsnummer ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen erfassen.

F50 – Ausgabe mit mehr als 50 Positionen vorhanden

DUO akzeptiert bei der Übertragung max. 50 Positionen pro Ausgabe.

👉 Anzahl Positionen auf unter 50 reduzieren.

F51 – Bereits exportiert

Der Beleg wurde bereits in einem anderen Export übertragen
(z.B. Seite doppelt offen). Seite neu laden.

F52 – Rechnung/Ausgabe nicht mehr vorhanden

Mindestens eine selektierte Rechnung/Ausgabe wurde inzwischen gelöscht. Seite neu laden.

F53 – Kundennummer zu lang

Kundennummer auf maximal 15 Zeichen kürzen.

F60 – Wartungsarbeiten bei DATEV

Aktuelle Infos unter datev-status.de prüfen. Abwarten und später erneut versuchen