Benutzer - Urlaub (2.0)

Das neue Urlaubsmodul ersetzt die bisherige Urlaubsverwaltung in der Benutzerverwaltung und bietet dir eine übersichtlichere Planung aller Abwesenheiten – mit zwei flexiblen Ansichten und automatischer Feiertagsanzeige.

Die zwei Ansichten: Zeitachse und Liste

Im neuen Modul stehen dir zwei Ansichten zur Verfügung, zwischen denen du jederzeit wechseln kannst:

Zeitachse (Planner-Ansicht): Zeigt alle Abwesenheiten deiner Teammitglieder in einer kalenderähnlichen Übersicht. Ideal, um auf einen Blick zu sehen, wer wann abwesend ist.
Listenansicht: Zeigt alle eingetragenen Abwesenheiten in Listenformat. Hier können die Einträge nach ihrer Art, nach Kommentaren, nach Antragsstellenden gefiltert, sortiert und exportiert werden. Ideal für eine schnelle Übersicht, oder einen detaillierten Export.

Klicke oben rechts auf „Zeitachse" oder „Liste", um zwischen den Ansichten zu wechseln.

Abwesenheiten erstellen

Um eine neue Abwesenheit zu hinterlegen, kannst du weiterhin wie zuvor auf das grüne "+" klicken. Zusätzlich ist es nun in der Zeitachsen-Ansicht möglich auf einen spezifischen Tag zu klicken. Mit einem Rechtsklick > Abwesenheit hinzufügen kann jetzt auch ein neuer Eintrag erstellt werden.

Wähle zunächst den Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Kind krank, Homeoffice) aus.
Weise die Abwesenheit einem Nutzenden zu
Lege Start- und Enddatum fest. Definiere dabei auch, zu welcher Tageszeit der Urlaub beginnt oder endet um halbe Urlaubstage zu ermöglichen
Speichere die Abwesenheit.

Hinweis: Welche Abwesenheiten du erstellen kannst, hängt von deiner Rechtestufe ab. Admins und Benutzer mit entsprechenden Personalverantwortung können Abwesenheiten für alle Teammitglieder anlegen. Nutzer mit eingeschränkten Rechten können in der Regel nur eigene Abwesenheiten erfassen.

Was du mit einem Abwesenheitseintrag machen kannst

In der Zeitachsen-Ansicht kannst du Abwesenheitseinträge direkt bearbeiten, ohne das Modul zu verlassen. Ein Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet ein Kontextmenü mit folgenden Optionen:

Info: Sieh dir alle Informationen zum Eintrag an – z. B. Abwesenheitstyp, Zeitraum und Notizen.
Genehmigen / Ablehnen: Benutzer mit den entsprechenden Rechten können Abwesenheitsanträge direkt aus der Übersicht heraus genehmigen oder ablehnen. (Dies wird nur bei unbearbeiten Abwesenheiten angezeigt. Für angenommene/abgelehnte Anträge fällt dies weg)
Löschen: Entferne einen Eintrag dauerhaft aus der Planung.

Zusätzlich kannst du Einträge in der Zeitachse per Drag & Drop verschieben – ziehe einen Eintrag einfach am Ende/Anfang auf die gewünschte Größe, um den Zeitraum schnell und einfach anzupassen.

Überblick über das Abwesenheitskontigent pro Benutzer

Damit ein Wechsel zur Benutzerverwaltung nicht immer notwendig ist, wenn Abwesenheiten eingetragen oder bearbeitet werden, kann man in der Zeitachsen-Ansicht auf einem Blick erkennen, wie viele Urlaubstage Nutzende noch für das aktuelle Jahr zur Verfügung haben.

Wenn du eine detaillierte Aufschlüsselung der Abwesenheitsinformation zu einem Nutzenden sehen möchtest, kannst du diesen auf der linken Seite einfach anklicken. Dadurch öffnet sich auf der rechten Bildschirmseite ein Fenster in dem genau aufgeschlüsselt wird, wie sich das Urlaubskontigent zusammensetzt. Neben dem Jahreskontigent werden hier auch Überträge aus dem Vorjahr, oder manuelle Korrekturen dargestellt.

Zusätzlich werden unter "Weitere" auch die anderen Abwesenheitstypen im aktuellen Zeitraum aufsummiert dargestellt.

Feiertage pro Benutzer

Das neue Modul zeigt automatisch die Feiertage des jeweiligen Bundeslandes für jeden Benutzer an. Die Feiertagsanzeige richtet sich nach dem in den Benutzerdetails hinterlegten Bundesland. So siehst du auf einen Blick, welche Tage für welche Teammitglieder als Feiertage gelten – besonders hilfreich bei Teams, die in verschiedenen Bundesländern arbeiten.

Ressourcen filtern

Über das Dropdown „Ressourcen auswählen" kannst du die Ansicht auf bestimmte Teams oder einzelne Personen einschränken. So behältst du auch in größeren Teams den Überblick.

Wer kann was unter „Benutzer – Urlaub" einsehen?

Das Modul „Benutzer – Urlaub" gibt Nutzenden einen schnellen Überblick über den genommenen Urlaub und ermöglicht Personalverantwortlichen gleichzeitig die einfache Planung der Urlaube ihrer Mitarbeitenden. Da Abwesenheiten und Urlaube sensible Daten sind, die nicht für alle im Unternehmen sichtbar sein sollten, gelten hier besondere Sichtbarkeitsregeln.

Wie in helloHQ-Modulen üblich, orientieren sich die Berechtigungen zunächst an den im Moduladmin definierten Lese- und Schreibrechten. Erreicht eine Person mit ihrer zugeordneten Rechtestufe nicht die Leseberechtigung des Moduls, kann sie dieses weder sehen noch öffnen. Entspricht die Rechtestufe der Leseberechtigung oder übersteigt sie diese, können Mitarbeitende das Modul und seine Inhalte einsehen. Die Rechte des Moduls „Urlaub" sollten grundsätzlich so gesetzt sein, dass Mitarbeitende das Modul sehen können – andernfalls ist es ihnen nicht möglich, eigenständig Urlaubsanträge zu stellen.

Ohne gesonderte Einstellungen können Mitarbeitende die Urlaubseinträge ihrer Kolleginnen und Kollegen im Kalender sehen und so ihren Urlaub in Abstimmung mit bestehenden Einträgen planen. Die genauen Werte des Urlaubsanspruchs sind jedoch nur für den eigenen Account einsehbar. Liegt eine Personalverantwortung vor, sehen Nutzende in diesem Modul zusätzlich die Werte der Mitarbeitenden, für die sie die Personalverantwortung innehaben.

Wenn ihr nicht möchtet, dass Mitarbeitende mit Leserechten die Urlaubseinträge ihrer Kolleginnen und Kollegen sehen können, wendet euch gerne an unseren Support. Dieser aktiviert eine Systemeinstellung für euch, durch die nur noch die eigenen Einträge sowie die Einträge der Personen angezeigt werden, für die eine Personalverantwortung besteht.