Benutzer - Übersicht | Benutzer deaktivieren, reaktivieren und löschen

Was zeigt dir die Benutzer-Übersicht?

In der Benutzer / Übersicht findest du alle Mitarbeitenden deines Unternehmens auf einen Blick. Die Übersicht zeigt dir die wichtigsten Kontaktdaten – darunter Telefonnummer (Festnetz und Mobil) sowie die E-Mail-Adresse. Zusätzlich kannst du eigene Datenfelder einblenden, zum Beispiel Standort, Abteilung oder andere individuelle Informationen. Diese Felder lassen sich unter Admin / Standardwerte / Datenfelder Benutzer verwalten.

Klicke auf eine Person in der Liste, um ihre Detailansicht mit allen hinterlegten Stammdaten zu öffnen.

Was kannst du in der Übersicht tun?

• Neue Benutzer einladen: Klicke auf das grüne Plus oben links, um neue Mitarbeitende direkt aus der Übersicht einzuladen.
• Suchen und filtern: Nutze die Suchfunktion und die Filteroptionen, um gezielt nach Personen zu suchen.
• Liste exportieren: Über den Export-Button kannst du die Mitarbeiterliste als Datei herunterladen.
• Benutzer verwalten: Mit den richtigen Rechten kannst du Benutzer direkt aus der Übersicht heraus deaktivieren, reaktivieren oder löschen (siehe unten).

Mit ausreichenden Rechten kannst du Benutzer direkt aus der Benutzer / Übersicht heraus deaktivieren, wieder aktivieren oder endgültig löschen.

Neue Benutzer anlegen und einladen

Neue Mitarbeitende kannst du direkt aus der Benutzer / Übersicht heraus anlegen und einladen.

So lädst du einen neuen Benutzer ein:

1. Öffne das Modul Benutzer / Übersicht.
2. Klicke auf das grüne Plus, Benutzer anlegen.
3. Gib die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein.
4. Optional: Wähle bereits relevante Daten aus, z. B. Benutzergruppe oder zusätzliche Profilfelder.
5. Klicke auf Speichern.

Der neue Benutzer erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Einladungslink, über den er sein Konto aktivieren kann.

Hinweis: Der Einladungslink ist 24 Stunden gültig. Läuft er ab, kannst du die Einladung erneut versenden.

Passwort erneut senden

Falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat oder die Einladung nicht rechtzeitig genutzt wurde, kannst du das Passwort erneut zusenden:

1. Öffne das Modul Benutzer / Übersicht.
2. Wähle den entsprechenden Benutzer über das Kästchen vor dem Foto aus.
3. Klicke auf Passwort versenden.

Der Benutzer erhält daraufhin eine neue E-Mail zum Zurücksetzen seines Passworts. Sollte die E-Mail nicht beim Empfänger ankommen, könnt ihr euch gerne an unser Support-Team wenden. 

Hinweis zu Subsystemen

Die Darstellung der kommenden Funktionen kann sich je nach Systemkonfiguration unterscheiden. Stelle daher sicher, dass du dich im gewünschten Bereich befindest:

• In Systemen mit Subsystemen sind der Tab-Wechsel zwischen aktiven und deaktivierten Nutzenden sowie die Aktionen „Aktivieren" und „Löschen" nur im Admin-Subsystem verfügbar – oder in Subsystemen, bei denen die Einstellung Daten aller Subsysteme anzeigen aktiv ist.
• In Systemen ohne Subsysteme gelten alle Nutzenden als Teil des Admin-Systems. Hier stehen alle in diesem Artikel beschriebenen Funktionen mit den entsprechenden Rechten zur Verfügung.

Benutzer deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder vorübergehend keinen Zugang benötigt, empfehlen wir die Deaktivierung statt der Löschung. So bleibt die Projekthistorie erhalten und eine Lizenz wird freigegeben.

So deaktivierst du einen Benutzer:

1. Öffne das Modul Benutzer / Übersicht.
2. Stelle sicher, dass du im Tab Aktiv bist.
3. Klicke beim gewünschten Benutzer ganz rechts auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Spalte „Aktion".
4. Wähle Deaktivieren aus dem Dropdown.
5. Bestätige die Aktion im erscheinenden Dialog.

Der Benutzer verliert sofort den Zugang zu helloHQ und wird aus der aktiven Liste entfernt.

Hinweis: Das Deaktivieren ist in allen Subsystemen möglich, sofern die Schreibrechte der Person mindestens den Schreibrechten des Moduls entsprechen. Die Rechtestufen sind im Admin / Moduladmin definierbar.

Zwischen aktiven und deaktivierten Benutzern wechseln

Die Benutzer / Übersicht zeigt oben zwei Tabs: Aktiv und Deaktiviert. Dieser Tab-Wechsel ist nur im Admin-Subsystem (bzw. in Systemen ohne Subsysteme) sichtbar.

• Klicke auf Aktiv, um alle aktiven Benutzer zu sehen.
• Klicke auf Deaktiviert, um alle deaktivierten Benutzer anzuzeigen.

Benutzer wieder aktivieren

Einen deaktivierten Benutzer kannst du jederzeit reaktivieren – zum Beispiel bei einer Rückkehr aus der Elternzeit. Die einzige Voraussetzung hierfür ist das Vorhandensein einer freien Lizenzen. Ob das der Fall ist, kann unter Abonnement nachgeschaut werden. 

So aktivierst du einen Benutzer wieder:

1. Öffne das Modul Benutzer / Übersicht.
2. Wechsle oben in den Tab Deaktiviert.
3. Klicke beim gewünschten Benutzer auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Spalte „Aktion".
4. Wähle Aktivieren.

Der Benutzer erhält wieder Zugang zu helloHQ – entsprechend der zuvor zugewiesenen Gruppen und Rechte.

Benutzer endgültig löschen

ACHTUNG: Wir empfehlen, Nutzende nur dann vollständig zu löschen, wenn dies absolut notwendig ist. Durch das Löschen gehen alle Verknüpfungen zu Projekten und Daten verloren. Eine Wiederherstellung ist nicht immer vollständig möglich und sehr aufwändig. Nutze daher immer die Deaktivierung als erste Wahl. In Sonderfällen kann das Support-Team eine Wiederherstellung übernehmen – dies wird jedoch gesondert in Rechnung gestellt.

Falls du einen Benutzer dennoch endgültig entfernen möchtest:

1. Öffne das Modul Benutzer / Übersicht.
2. Wechsle oben in den Tab Deaktiviert.
3. Klicke beim gewünschten Benutzer auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Spalte „Aktion".
4. Wähle Löschen.
5. Bestätige die Aktion im Sicherheitsdialog.