Die Dokumenteinstellungen bilden die Grundlage für alle Belege, die du in helloHQ erstellst – von der Rechnungsnummer bis hin zu E-Mail-Vorlagen und DATEV-Exporten.
In helloHQ kannst du mehrere eigene Unternehmen anlegen – zum Beispiel, wenn mehrere Firmen dasselbe helloHQ-System nutzen (z. B. über Subsysteme). Alle Einstellungen in den Dokumenteinstellungen werden pro eigenem Unternehmen getroffen. Wähle dazu oben im Bereich einfach das gewünschte Unternehmen aus.
Die sieben Bereiche der Dokumenteinstellungen
Die Dokumenteinstellungen sind in folgende Bereiche aufgeteilt:
- Unternehmen – Stammdaten deines Unternehmens wie Name, Adresse, Steuernummer und Bankverbindung
- Einstellungen – Allgemeine Belegeinstellungen wie Nummernkreise, Zahlungsbedingungen und Standardwerte für Belege
- DATEV – Konfiguration des DATEV-Exports für deine Buchhaltung
- Tarife – Hinterlegung von Steuersätzen und Preisgruppen
- E-Mail Einstellungen – Absenderadresse, Antwortadresse und SMTP-Konfiguration für den Belegversand per E-Mail
- E-Mail Vorlagen – Individuelle Textvorlagen für den automatischen Versand von Angeboten, Rechnungen und weiteren Belegen
- Migration 1.9 → 2.0 – Unterstützung beim Umstieg vom alten Belegsystem (Version 1.9) auf den neuen Finanzprozess (Version 2.0)
So rufst du die Dokumenteinstellungen auf
- Melde dich in helloHQ an und navigiere zu Admin im Hauptmenü.
- Klicke im Admin Bereich auf Dokumenteinstellungen.
- Wähle oben rechts das gewünschte eigene Unternehmen aus, für das du Einstellungen vornehmen möchtest.
- Wechsle über die Reiter zwischen den einzelnen Bereichen (Unternehmen, Einstellungen, DATEV, Tarife, E-Mail Einstellungen, E-Mail Vorlagen, Migration 1.9 -> 2.0).
Hinweise & häufige Fragen
- Mehrere Unternehmen: Wenn du mehrere eigene Unternehmen in helloHQ nutzt, müssen die Dokumenteinstellungen für jedes Unternehmen separat gepflegt werden. Änderungen gelten immer nur für das aktuell ausgewählte Unternehmen.
- Fehlende Rechte: Falls du keinen Zugriff auf die Dokumenteinstellungen hast, wende dich an deinen helloHQ-Administrator. Die Berechtigung wird über das Rechtemanagement gesteuert.
- DATEV-Export: Stelle sicher, dass die DATEV-Einstellungen korrekt konfiguriert sind, bevor du deinen ersten Export durchführst. Fehlerhafte Einstellungen können zu Importproblemen in deiner Buchhaltungssoftware führen.